Khung năng lực (Competency Framework), một vấn đề được đề cập phổ biến trong quản trị nhân sự hiện đại. Vấn đề là doanh nghiệp đang phải đối mặt với yêu cầu ngày càng cao nhận thức về nhân tài, phải tìm cách đánh giá được năng lực thực sự của con người chứ không phải là bằng cấp, để có ứng xử phù hợp. Việc đánh giá đòi hỏi phải có căn cứ khoa học, có phương pháp và đi đúng vào bản chất thật để có sự phân biệt và đối xử đúng.
Bạn muốn xây dựng hệ thống định mức LĐ, Định biên nhân sự, khoán sản phẩm?
Đừng bỏ qua khóa học "Xây dựng định mức, định biên" của Innovative HR Training
Đăng ký ngayTrong khuôn khổ bài viết “Làm thế nào để xây dựng Khung năng lực” cho từng vị trí công việc (VTCV), “Từ điển năng lực” phải được viết ra sao để đảm bảo tính chính xác, minh bạch? Nhưng, trước hết phải hiểu rõ các vấn đề có tính học thuật về năng lực, Khung năng lực và bậc năng lực, năng lực thành phần …khi đề cập đến câu chuyện xây dựng Khung năng lực.
Phần I. Thuật ngữ và các khái niệm.
1. Khái niệm về “năng lực”.
Năng lực của con người (Human Competency) được hiểu là tập hợp các đặc điểm, khả năng và phẩm chất của một cá nhân, cho phép họ thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ một cách hiệu quả trong một bối cảnh cụ thể. Năng lực phản ánh sự kết hợp của các yếu tố nội tại và khả năng ứng dụng để đạt được kết quả mong muốn.
Như vậy năng lực của con người bao gồm các năng lực thành phần chính sau:
- Kiến thức (Knowledge):
- Là sự hiểu biết về thông tin, lý thuyết, quy trình, hoặc dữ liệu liên quan đến công việc. Kiến thức có thể được tích lũy qua học tập, đào tạo, hoặc kinh nghiệm. Ví dụ: Hiểu về quy trình lập kế hoạch dự án, kiến thức về luật kế toán, hoặc các nguyên tắc marketing.
- Đặc điểm: Kiến thức thường là nền tảng lý thuyết, dễ đo lường qua bài kiểm tra hoặc chứng chỉ.
- Kỹ năng (Skills):
- Là khả năng thực hiện một nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể một cách thành thạo, dựa trên kiến thức và thực hành. Kỹ năng bao gồm kỹ năng chuyên môn (technical skills) và kỹ năng mềm (soft skills). Ví dụ: Kỹ năng sử dụng phần mềm MS Project, kỹ năng đàm phán, hoặc kỹ năng thuyết trình.
- Đặc điểm: Kỹ năng cần được rèn luyện qua thực hành và có thể quan sát được qua hành động.
- Thái độ (Attitude):
- Là cách một cá nhân tiếp cận công việc, thể hiện qua tư duy, cảm xúc, và hành vi. Thái độ phản ánh giá trị, niềm tin, và động lực cá nhân. Ví dụ: Tinh thần trách nhiệm, thái độ tích cực khi đối mặt với khó khăn, hoặc sự tận tâm với khách hàng.
- Đặc điểm: Thái độ khó đo lường trực tiếp, thường được đánh giá qua quan sát hành vi hoặc phản hồi từ đồng nghiệp/quản lý.
- Các năng lực thành phần khác (nếu có):
- Hành vi (Behaviors): Các hành động cụ thể thể hiện năng lực trong bối cảnh công việc. Ví dụ: chủ động giải quyết vấn đề.
- Động lực (Motivation): Mức độ sẵn sàng và nhiệt huyết để thực hiện công việc.
- Giá trị (Values): Các nguyên tắc cá nhân phù hợp với văn hóa tổ chức, ví dụ: trung thực, tôn trọng.
Và năng lực con người phải phù hợp với Khung năng lực một VTCV cụ thể mà con người tham gia vào.
2. Khái niệm về “bậc năng lực”.
Bậc năng lực của con người (Competency Level) là mức độ thành thạo tổng hợp của một cá nhân đối với các năng lực thành phần (kiến thức, kỹ năng, thái độ,…) cần thiết để thực hiện công việc ở một vị trí công việc (VTCV) cụ thể. Bậc năng lực được xác định bằng cách đánh giá mức độ phát triển của từng năng lực thành phần và tổng hợp chúng thành một cấp độ chung, phản ánh khả năng đáp ứng yêu cầu công việc.
Bậc năng lực được hiểu là bậc tổng hợp của các năng lực thành phần, với các đặc điểm sau:
- Không chỉ là mức độ thành thạo của một năng lực đơn lẻ (ví dụ: kỹ năng đàm phán) mà là sự kết hợp của tất cả các năng lực thành phần (kiến thức, kỹ năng, thái độ) liên quan đến VTCV.
- Việc xác định số bậc năng lực đòi hỏi đánh giá đồng bộ từng năng lực thành phần, sau đó tổng hợp dựa trên trọng số, mức độ quan trọng của mỗi thành phần đối với công việc.
Bậc năng lực của con người là mức độ thành thạo tổng hợp, được xác định thông qua hành vi,… bằng cách đánh giá và kết hợp các năng lực thành phần (kiến thức, kỹ năng, thái độ, các tiêu chí cụ thể của VTCV). Mỗi bậc năng lực phản ánh khả năng đáp ứng yêu cầu công việc ở một cấp độ nhất định, từ cơ bản đến chuyên sâu, và được sử dụng để phân loại nhân viên, xây dựng lộ trình phát triển hoặc tính toán lương thưởng.
3. Khung năng lực
Khung năng lực (Competency Framework) là một hệ thống các tiêu chí được thiết kế xác định các kỹ năng, kiến thức, thái độ, hành vi cần thiết, ta gọi đó là các năng lực thành phần với các mức độ thành thạo để hoàn thành tốt công việc tại một vị trí công việc cụ thể trong tổ chức.
Khung năng lực như là một công cụ nền tảng trong quản trị nhân sự, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa yêu cầu năng lực, dùng đánh giá năng lực nhân viên, và xây dựng lộ trình phát triển.
Khung năng lực là một hệ thống tổ chức các kỹ năng, kiến thức, thái độ và đặc điểm của một cá nhân cần có để hoàn thành tốt công việc mà họ đảm nhiệm. Nó giúp xác định một cách rõ ràng những yêu cầu về năng lực của từng vị trí, từ đó giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức đánh giá, phát triển và đào tạo nhân sự một cách có cơ sở, bài bản
Phần II. Xây dựng Khung năng lực
1. Mô hình Khung năng lực
Khung năng lực thường được xây dựng dựa trên các mô hình phổ biến (góc nhìn, quan điểm), chẳng hạn:
- Mô hình Iceberg (băng trôi) ASK: Kết hợp năng lực cốt lõi (bên dưới, như giá trị, động lực) và năng lực bề mặt (bên trên, như kỹ năng, kiến thức).
- Mô hình 3P (Position, Person, Performance): Liên kết năng lực với vị trí công việc, cá nhân, và hiệu suất.
- Mô hình chức năng: Tập trung vào các nhóm năng lực (chuyên môn, quản lý, mềm) phù hợp với từng VTCV.
2. Cấu trúc Khung năng lực
Khung năng lực sẽ được cấu trúc và biểu diễn theo dạng bảng trong đó chứa đựng:
- Danh mục các năng lực thành phần yêu cầu cho một VTCV.
- Xác định mức độ thành thạo theo yêu cầu của từng năng lực thành phần.
- Trọng số quan tâm của từng năng lực thành phần.
Việc xác định loại năng lực thành phần được cho là năng lực cốt lõi, năng lực chung, năng lực quản lý …chỉ là sự phân loại kiểu như là thuộc tính (Option) của năng lực thành phần.
3. Vai Trò và tác dụng của Khung năng lực
Khung năng lực đóng vai trò quan trọng trong quản trị nhân sự, nó mang lại nhiều lợi ích thiết thực, làm cơ sở để:
* Xây dựng lộ trình thăng tiến
Khung năng lực giúp doanh nghiệp thiết kế lộ trình thăng tiến rõ ràng cho nhân viên, từ vị trí hiện tại đến các cấp cao hơn. Bằng cách xác định các năng lực cần thiết cho từng cấp bậc, nhân viên biết rõ những kỹ năng cần phát triển để đạt được mục tiêu nghề nghiệp.
Ví dụ: Một nhân viên kinh doanh muốn trở thành trưởng phòng cần đạt cấp 5/5 ở năng lực “quản lý đội nhóm” và “lập chiến lược kinh doanh”.
* Xây bậc năng lực và tính toán số bậc năng lực của VTCV
Từ Khung năng lực của VTCV, nếu biết cách chúng ta sẽ tính toán ra các bậc năng lực cho mỗi VTCV.
Điều này giúp:
- Tính ra số bậc lương năng lực dựa vào số bậc năng lực, có thể tính bậc nguyên và bậc lỡ tùy vào chiến lược của từng doanh nghiệp (áp dụng trong lương 3P)
- Tính ra mức lương của từng bậc năng lực.
Ví dụ, vị trí công việc A có thể tính ra 6,25 bậc làm tròn 6 bậc, mỗi bậc tương ứng với một mức lương P2 cũng được tính toán và cho ra các giá trị khác nhau phản ánh mức độ năng lực tương ứng.
* Đánh giá năng lực của từng người:
Khung năng lực là công cụ để tham chiếu đánh giá năng lực cá nhân, Doanh nghiệp/tổ chức phải xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn đánh giá năng lực, và Từ điển năng lực trở thành công cụ để giúp tra và cho điểm mức độ thành thạo. Kết quả đánh giá năng lực sẽ giúp xác định các mức độ đạt được năng lực thành phần và xây dựng kế hoạch đào tạo cá nhân hóa.
* Chuẩn bị đội ngũ kế cận
Khung năng lực hỗ trợ doanh nghiệp xác định các nhân sự tiềm năng cho các vị trí quản lý hoặc chuyên môn cao trong tương lai. Bằng cách so sánh năng lực hiện tại của nhân viên với yêu cầu của các vị trí kế cận, doanh nghiệp có thể:
- Lựa chọn ứng viên phù hợp.
- Xây dựng chương trình đào tạo để phát triển kỹ năng cần thiết.
Ví dụ: Một trưởng phòng kinh doanh tiềm năng cần được đào tạo năng lực “ra quyết định chiến lược” trước khi đảm nhận vị trí giám đốc kinh doanh.
4. Xây dựng Khung năng lực cho từng VTCV
Muốn xây dựng được Khung năng lực cho từng VTCV, trước đó Doanh nghiệp đã phải soạn thảo hoàn chỉnh “Từ điển năng lực” để làm cơ sở cho việc “xây dựng Khung năng lực” chuẩn cho từng VTCV. Doanh nghiệp sẽ phải thực hiện qua các bước sau:
* Phân tích công việc
- Thu thập thông tin từ bản mô tả công việc (JD) để xác định nhiệm vụ, trách nhiệm, và yêu cầu của VTCV.
- Phỏng vấn nhân viên, quản lý, hoặc chuyên gia để hiểu rõ các năng lực cần thiết.
- Ví dụ: Vị trí kế toán cần năng lực “phân tích tài chính” và “sử dụng phần mềm kế toán”.
* Xác định các năng lực thành phần yêu cầu cho VTCV.
- Năng lực cốt lõi: Áp dụng cho mọi VTCV, dựa trên giá trị và văn hóa doanh nghiệp.
- Năng lực chức năng: Đặc thù cho từng VTCV, ví dụ: kỹ năng lập trình cho lập trình viên.
- Năng lực mềm: Giao tiếp, quản lý thời gian, giải quyết vấn đề….
* Xác định cấp độ năng lực cho các năng lực thành phần.
- Mỗi một năng lực thành phần cần được xác định mức độ thành thạo theo yêu cầu, đây được hiểu là mức độ chuẩn cần thiết.
- Phải hiểu rõ hành vi của từng mức độ liệu có phù hợp yêu cầu thực tế (Từ điển năng lực)
* Xác định trọng số quan tâm.
Mỗi năng lực thành phần tại một VTCV cần phải xác định trọng số quan tâm, đây là vấn đề rất quan trọng để có thể tính toán và đánh giá năng lực nhân viên sau này và phục vụ cho việc tính toán bậc năng lực, bậc lương năng lực. Vấn đề này thường không được nhiều người hiểu sâu về ý nghĩa và thuật tính toán. Trọng số dùng có thể “là trọng số đóng” cho tiện, nếu không bạn sẽ phải làm một bước quy đổi về trọng số đóng.
* Tham khảo thị trường
- Nên tham khảo với các Khung năng lực của doanh nghiệp cùng ngành nếu có, tuy nhiên cũng không nên quá quan tâm vì hiện tại các doanh nghiệp cũng xây dựng không bài bản và không đúng khoa học.
- Đảm bảo Khung năng lực cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân tài.
* Kiểm tra và hiệu chỉnh
- Áp dụng thử Khung năng lực cho một số VTCV, thu thập phản hồi từ nhân viên và quản lý.
- Điều chỉnh để đảm bảo tính thực tiễn và phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
5. Quy trình và cách soạn “Từ điển năng lực”
Từ điển năng lực (Competency Dictionary) là tài liệu rất cần thiết, tài liệu này mô tả một cách chi tiết các năng lực thành phần trong toàn bộ doanh nghiệp, nó xác định các cấp độ của năng lực thành phần, và mô tả một cách cụ thể hành vi kỳ vọng tại từng cấp độ. Từ điển năng lực đóng vai trò như kim chỉ nam để từ đó ánh xạ sang “Khung năng lực”. Từ điển năng lực không chuẩn thì sẽ gây ảnh hưởng đến việc xây Khung năng lực, tài liệu hướng dẫn đánh giá năng lực…
Dưới đây là quy trình và cách làm:
* Quy trình xây dựng Từ điển năng lực
- Thu thập thông tin:
- Phỏng vấn nhân viên, quản lý, và khách hàng để xác định các năng lực cần thiết.
- Phân tích JD và KPI của từng VTCV.
- Liệt kê năng lực:
- Xác định danh sách các nhóm năng lực: cốt lõi, chức năng, và lãnh đạo.
- Ví dụ: Nhóm Danh sách năng lực/kỹ năng chuyên môn, Nhóm các năng lực thái độ, động cơ…
- Xác định và xây dựng cấp độ năng lực:
- Xác định số cấp độ (từ 1 đến 5 chẳng hạn)
- Mô tả hành vi hoặc kết quả kỳ vọng ở mỗi cấp độ.
- Ví dụ: Năng lực “đàm phán” cấp 1 là “hiểu nhu cầu khách hàng cơ bản”, cấp 5 là “thuyết phục khách hàng lớn và ký hợp đồng phức tạp”.
- Chuẩn hóa nội dung:
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, cụ thể, tránh chung chung.
- Đảm bảo Từ điển năng lực dễ hiểu cho cả nhân viên và quản lý.
- Xác nhận và phê duyệt:
- Trình bày Từ điển năng lực cho ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan.
- Thu thập ý kiến và điều chỉnh trước khi ban hành chính thức.
- Cập nhật định kỳ:
Xem xét và hiệu chỉnh Từ điển năng lực để phù hợp với sự thay đổi của thị trường và chiến lược doanh nghiệp.
* Cách viết Từ điển năng lực chuẩn
Một Từ điển năng lực chuẩn cần đáp ứng các tiêu chí sau:
- Cấu trúc rõ ràng: Mỗi năng lực được trình bày theo bản, bao gồm:
- Tên năng lực.
- Mô tả: Định nghĩa ngắn gọn về năng lực.
- Cấp độ: Mô tả hành vi/kết quả ở từng cấp.
- Ví dụ hành vi: Minh họa cụ thể cho từng cấp độ.
- Ngôn ngữ cụ thể:
- Tránh dùng từ chung chung như “làm việc tốt”. Thay vào đó, dùng “hoàn thành 100% nhiệm vụ đúng hạn” (cấp 3).
- Sử dụng động từ (vì năng lực biểu hiện thông qua hành động/hành vi.
- Phù hợp với VTCV:
- Mỗi VTCV có bộ năng lực riêng, nhưng vẫn nằm trong hệ thống danh mục các năng lực thành phần của Từ điển năng lực.
- Ví dụ: Năng lực “phân tích tài chính” của kế toán và Năng lực “phân tích thị trường” của marketing là hai năng lực khác nhau trong Từ điển năng lực
- Dễ áp dụng:
- Từ điển phải được viết để quản lý dễ sử dụng trong đánh giá, tuyển dụng, và đào tạo.
- Bao gồm hướng dẫn cách đo lường năng lực.
Phần III. Kết luận và lời khuyên.
Xây dựng Khung năng lực không phải là chuyện hô hào, làm theo trào lưu, nó thực sự cần thiết và là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản trị nhân sự, từ việc xây dựng lộ trình thăng tiến, đánh giá năng lực nhân viên, đến chuẩn bị đội ngũ kế cận. Không hoặc chưa xây được Khung năng lực chuẩn chỉnh thì câu chuyện vạch lộ trình thăng tiến, đánh giá năng lực nhân sự, công tác đào tạo chỉ là những việc làm cho có, thiếu cơ sở, thiếu nền móng.
Đối với các doanh nghiệp tiến hành xây dựng hệ thống lương 3P thì nó là một phần không thể thiếu, nó là cơ sở vững chắc để “xây dựng thang bảng lương năng lực” (P2) và đánh giá năng lực để quyết định nâng lương, đãi ngộ giữ chân người tài.
Thực ra, việc xây dựng Khung năng lực, soạn thảo Từ điển năng lực không quá khó khăn, nó chỉ phức tạp đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, mô hình cơ cấu tổ chức phức tạp, đa ngành và số lượng VTCV lên đến vài trăm. Nhưng cho dù như thế nào, để thực hiện thành công, doanh nghiệp nên đầu tư tìm hiểu một cách căn cơ:
- Đầu tư thời gian và nguồn lực: Hợp tác với chuyên gia nhân sự hoặc đơn vị tư vấn để đảm bảo tính chuyên nghiệp.
- Minh bạch và truyền thông: Công khai Khung năng lực và Từ điển năng lực để nhân viên hiểu rõ mục tiêu phát triển.
- Cập nhật liên tục: Điều chỉnh Khung năng lực để phù hợp với chiến lược và thị trường.
Bạn đã sẵn sàng xây dựng Khung năng lực cho doanh nghiệp mình chưa? Hãy bắt đầu từ việc phân tích VTCV và viết Từ điển năng lực chuẩn, để tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Hãy tham gia ngay các khóa học của Innovative HR Training về mô tả công việc hoặc khóa học xây dựng hệ thống lương 3P trong đó sẽ có đầy đủ các kiến thức, phương pháp, kỹ thuật, kinh nghiệm và bí quyết được chuyển giao một cách đầy đủ, chi tiết, hoặc liên hệ để được tư vấn/ hướng dẫn.
Chuyên gia kinh tế
Chú dẫn: Bài viết hoặc chủ đề tương tự đã được chia sẽ rộng rãi tại các cộng đồng facebook.