Đặt vấn đề!
Chúng ta hãy tư duy về “Quy trình làm việc – Working Process” theo một góc nhìn và phân tích khác thử sao? Và khi đặt ra vấn đề này mọi người sẽ cho đó là một quan điểm trái xu hướng, mang tính xét lại? Hãy tham khảo những phân tích sau, liệu có nên thần thánh hóa cách thức làm việc theo quy trình không?
Bạn muốn xây dựng hệ thống định mức LĐ, Định biên nhân sự, khoán sản phẩm?
Đừng bỏ qua khóa học "Xây dựng định mức, định biên" của Innovative HR Training
Đăng ký ngayTrong thế giới kinh doanh và quản lý hiện đại, cụm từ “quy trình” đã trở thành câu cửa miệng, được nhắc đến liên tục như một lời giải cho mọi vấn đề. Người ta thường viện dẫn “làm đúng quy trình” như một tấm vé bảo chứng cho sự đúng đắn và thành công. Tuy nhiên, liệu kiểu tư duy “Quy trình làm việc” có luôn là con đường duy nhất, hay thậm chí là tốt nhất?
Bài tham luận này sẽ đi sâu phân tích mặt trái của việc thần thánh hóa quy trình làm việc và chỉ rõ khi nào quy trình làm việc thực sự phát huy sức mạnh.
I. Tư duy theo quy trình làm việc: Hai mặt của một đồng xu
Nhìn nhận một cách khách quan, tư duy theo quy trình mang bản chất cơ học. Tư duy quy trình nó yêu cầu sự tuân thủ các bước đã được định sẵn. Điều này không hẳn là tiêu cực, bởi nó mang lại những lợi ích không thể phủ nhận:
- Đảm bảo tính đồng nhất và chất lượng: Mọi người thực hiện công việc theo cùng một cách, giảm thiểu sai sót và mang lại kết quả nhất quán.
- Nâng cao hiệu quả và năng suất: Các bước được tối ưu hóa giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
- Dễ dàng đào tạo và chuyển giao: Người mới có thể nhanh chóng làm quen và thực hiện công việc.
Tuy nhiên, mặt trái của sự phụ thuộc quá mức vào quy trình chính là sự thiếu linh hoạt và kìm hãm sáng tạo. Khi bị ràng buộc bởi các bước rập khuôn, con người dễ trở nên thụ động. Do ít đặt câu hỏi, không phát hiện nên khó thích nghi với những thay đổi bất ngờ. Cái cách tư duy “cứ theo quy trình là đúng” có thể biến quy trình từ một kim chỉ nam thành một chiếc còng gông, trói buộc sự phát triển và khả năng thích ứng của tổ chức.
II. Quy trình làm việc không phải là chìa khóa vạn năng
Quan điểm cho rằng “cách làm việc theo quy trình luôn luôn đúng” là một nhận định sai lầm. Thực tế cho thấy, việc tuân thủ mù quáng quy trình có thể dẫn đến những hệ quả tiêu cực, đặc biệt trong bối cảnh thị trường và công nghệ không ngừng biến đổi.
a. Môi trường biến động:
Trong các lĩnh vực có tốc độ thay đổi chóng mặt như công nghệ, truyền thông, một quy trình được xây dựng hôm qua có thể nay đã lỗi thời. Việc cứng nhắc áp dụng sẽ bỏ lỡ cơ hội và tạo ra rào cản cho sự đổi mới.
b, Tình huống bất ngờ, khẩn cấp:
Những sự cố ngoài dự kiến đòi hỏi sự linh hoạt, khả năng ra quyết định nhanh chóng và ứng biến. Việc bám víu vào quy trình có thể làm chậm trễ hoặc cản trở giải pháp hiệu quả.
c. Quy trình làm việc lỗi thời hoặc không tối ưu:
Không phải mọi quy trình đều hoàn hảo. Nếu một quy trình có sai sót hoặc không còn phù hợp, việc tuân thủ nó chỉ khiến vấn đề lặp đi lặp lại và gây lãng phí.
d. Quy trình kìm hãm sự phát triển cá nhân và tổ chức:
Khi mọi thứ đều có khuôn mẫu, nhân viên ít có cơ hội phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề, tư duy phản biện. Tổ chức cũng khó tạo ra đột phá nếu chỉ mãi đi theo lối mòn.
Rõ ràng, quy trình chỉ là một công cụ, và hiệu quả của nó phụ thuộc vào việc chúng ta sử dụng nó như thế nào, ở đâu và vào lúc nào.
III. Khi nào quy trình làm việc thực sự phát huy sức mạnh?
Để tối đa hóa lợi ích của quy trình mà không bị rơi vào bẫy “thần thánh hóa”, chúng ta cần nhận diện rõ những loại công việc mà quy trình nên được ưu tiên áp dụng. Quy trình phát huy tối đa hiệu quả trong những công việc có các thuộc tính sau:
1. Quy trình làm việc sử dụng với tính lặp lại cao (Repetitive Tasks):
Đây là những công việc được thực hiện thường xuyên, theo một chu kỳ nhất định, ví dụ như quy trình sản xuất hàng loạt, nhập liệu, kiểm tra chất lượng định kỳ hay các nghiệp vụ kế toán. Quy trình giúp chuẩn hóa, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.
2. Quy trình làm việc yêu cầu tính nhất quán, chuẩn hóa (Consistency and Standardization):
Khi kết quả cần phải giống nhau mỗi lần thực hiện, bất kể ai là người làm. Ví dụ điển hình là quy trình pha chế trong chuỗi nhà hàng, quy trình đóng gói sản phẩm hay các bước dịch vụ khách hàng cơ bản.
3. Sử dụng quy trình làm việc khi yếu tố rủi ro cao hoặc cần đảm bảo an toàn (High Risk or Safety Critical):
Những công việc mà sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về người, tài sản hoặc uy tín. Điển hình là quy trình vận hành máy móc công nghiệp, quy trình y tế, kiểm soát không lưu hay các bước trong xây dựng.
4. Có nhiều bên tham gia và cần sự phối hợp (Multi-stakeholder Collaboration):
Khi một công việc đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều phòng ban, nhiều cá nhân, quy trình giúp định rõ vai trò, trách nhiệm và các bước chuyển giao, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót.
5. Cần tối ưu hóa hiệu quả và năng suất (Efficiency and Productivity Optimization):
Với những công việc mà mục tiêu chính là đạt được hiệu suất cao nhất với nguồn lực tối thiểu, quy trình giúp loại bỏ lãng phí, rút ngắn thời gian thực hiện và nâng cao năng lực cạnh tranh.
IV. Kết Luận: linh hoạt mới là chìa khóa
Tóm lại, quy trình là một công cụ quản lý hiệu quả, không phải là một “lời nguyền” hay “lối thoát” cho mọi vấn đề. Việc thần thánh hóa quy trình mà không xét đến ngữ cảnh và bản chất công việc có thể phản tác dụng, kìm hãm sự phát triển và đổi mới.
Thay vì tuân thủ mù quáng, các tổ chức và cá nhân cần phát triển tư duy linh hoạt. Chúng ta nên biết khi nào nên tuân thủ quy trình, khi nào nên điều chỉnh, và thậm chí khi nào cần dũng cảm “phá vỡ” quy trình để thích ứng và phát triển. Quy trình cần được coi là một công cụ hỗ trợ, nên cần được đánh giá, cải tiến và điều chỉnh cho phù hợp. Chỉ khi đó, quy trình mới thực sự là kim chỉ nam dẫn lối thành công, chứ không phải là chiếc còng gông trói buộc.
Chú dẫn: Bài viết hoặc chủ đề tương tự đã được chia sẽ rộng rãi tại các cộng đồng facebook.