I. Giới thiệu
Hạ tầng quản trị doanh nghiệp (Enterprise Governance Infrastructure) đã trở thành yếu tố không thể thiếu để đảm bảo sự vận hành hoạt động quản trị doanh nghiệp. Đây là bộ khung cốt lõi, bao gồm các cấu trúc, quy trình, công cụ, và hệ thống, giúp doanh nghiệp quản lý các nguồn lực, ra quyết định chính xác, và giảm thiểu rủi ro. Với một hạ tầng quản trị không đầy đủ, không hoàn chỉnh, doanh nghiệp có thể đối mặt với những Problem là sự rối loạn, kém hiệu quả, và thậm chí thất bại trong dài hạn.
Bạn muốn xây dựng hệ thống định mức LĐ, Định biên nhân sự, khoán sản phẩm?
Đừng bỏ qua khóa học "Xây dựng định mức, định biên" của Innovative HR Training
Đăng ký ngayBài viết này sẽ phân tích chi tiết các thành phần cấu thành “Hạ tầng quản trị doanh nghiệp”, tầm quan trọng của nó, hậu quả khi thiếu nó, và khuyến nghị hành động để các doanh nghiệp ý thức việc xây dựng một hạ tầng quản trị hoàn chỉnh.
II. Tổng quan về hạ tầng quản trị doanh nghiệp.
1. Khái niệm về “hạ tầng quản trị doanh nghiệp”.
a. Khái niệm hạ tầng quản trị
Hạ tầng quản trị doanh nghiệp (Enterprise Governance Infrastructure) là tập hợp các cấu trúc, quy trình, hệ thống, và công cụ được thiết kế để làm cơ sở/hỗ trợ cho việc quản lý, điều hành, và giám sát hoạt động của doanh nghiệp. Nó không chỉ bao gồm các yếu tố kỹ thuật như công nghệ hay quy trình mà còn tích hợp các yếu tố phi vật chất như văn hóa doanh nghiệp, hành lang pháp lý cho hoạt động quản trị.
b. Vai trò của hạ tầng quản trị đối với hoạt động quản trị DN
Hạ tầng đóng vai trò như “bộ khung” giúp hoạt động quản trị doanh nghiệp vận hành trơn tru, đảm bảo sự nhất quán giữa chiến lược và thực thi, đồng thời đáp ứng các yêu cầu pháp lý.
Hạ tầng quản trị không phải là một khái niệm trừu tượng mà là tập hợp các yếu tố cụ thể, có thể đo lường và triển khai, từ quy trình vận hành cho đến các hệ thống được xây dựng hoàn chỉnh. Một hạ tầng quản trị đầy đủ và đúng là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, đặc biệt trong quản trị nhân sự và cho các hoạt động sản xuất – kinh doanh tổng thể.
Trong khi đó, một thuật ngữ nữa có vẻ tương đồng là “Nền tảng quản trị doanh nghiệp” (Enterprise Governance Foundation) lại đề cập đến tập hợp các giá trị, nguyên tắc, văn hóa, và triết lý định hình cách doanh nghiệp được quản lý và điều hành. Nó mang tính khái quát và định hướng, tập trung vào các yếu tố nền tảng về tư duy và chiến lược, thay vì các công cụ hoặc quy trình, quy chế, quy định hay các hệ thống cụ thể trong quản trị.
Hạ tầng quản trị doanh nghiệp được sử dụng khi đề cấp đến các yếu tố kỹ thuật, cấu trúc, và công cụ cụ thể trong quản trị, còn nền tảng quản trị doanh nghiệp là khi nói về các yếu tố chiến lược, giá trị, và triết lý, như khi đề cập đến tầm nhìn, sứ mệnh, hoặc văn hóa doanh nghiệp
2. Các thành phần cấu thành hạ tầng quản trị doanh nghiệp
Hạ tầng quản trị doanh nghiệp có thể phân loại và chia thành 8 nhóm thành phần chính, mỗi nhóm thành phần đóng vai trò quan trọng khác nhau trong việc đảm bảo sự vận hành hiệu quả:
a. Hạ tầng thuộc nhóm cơ cấu tổ chức (Organizational Structure):
Trong nhóm này bao gồm cấu trúc tổ chức (sơ đồ cơ cấu tổ chức), hệ thống mô tả công việc các quy chế, quy định về hoạt động của các đơn vị/bộ phận, phân công nhiệm vụ, quyền hạn, và vai trò các bộ phận.
Một cơ cấu tổ chức, sự phân công rõ ràng giúp tránh chồng chéo công việc và tăng cường hiệu quả ra quyết định.
Ví dụ: Một công ty công nghệ có thể áp dụng cơ cấu ma trận thay vì áp dụng một mô hình tổ chức truyền thống và như vậy sự phân công nhiệm vụ, quyền hạn cũng khác so với kiểu truyền thống.
b. Hạ tầng nhóm quy trình và chính sách quản trị (Processes and Policies):
Nhóm này bao gồm các quy trình vận hành chuẩn (SOP), nội quy làm việc, quy chế điều hành, quy chế chi tiêu nội bộ, và quy chuẩn chất lượng… Những quy trình/quy định này nhằm đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong hoạt động.
Ví dụ: Quy trình phê duyệt ngân sách, quy chế tiền lương tiền thưởng, quy chế đánh giá nhân viên, đánh giá năng lực, xếp bậc năng lực…
c. Hệ thống công nghệ thông tin (IT Infrastructure) cũng là một thành phần của hạ tầng quản trị:
Nhóm này bao gồm các hệ thống phần mềm quản trị, hoặc công cụ quản lý dự án, giúp tự động hóa, theo dõi, và phân tích dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định.
Ví dụ: Một doanh nghiệp sử dụng công cụ kiểu như Excel nhưng nếu tổ chức thành hệ thống thì cũng trở thành một hệ thống thông tin.
Ngoài ra, một vấn đề mà rất nhiều người không nắm được là một hệ thống CNTT hữu dụng và hiệu quả là khi các hạ tầng quản trị khác của doanh nghiệp muốn đươc sử dụng hiệu quả là phải số hóa được, từ đó mới đưa vào hệ thống phần mềm (hệ thống thông tin) và đó là tiền đề để chuyển đổi phương thức làm việc trên nền tảng CNTT (nghĩa là đang áp dụng chuyển đổi số doanh nghiệp)
d. Hạ tầng là nhóm hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal Control Systems):
Nhóm kiểm soát nội bộ bao gồm các cơ chế giám sát, kiểm toán nội bộ, và quản lý rủi ro để đảm bảo tuân thủ quy định và giảm thiểu sai sót, gian lận.
Ví dụ: Quy trình kiểm tra chéo trong tài chính hoặc xây dựng hệ thống định mức vật tư kỹ thuật để có cơ sở hạch toán kế toán và kiểm soát lãng phí.
e. Văn hóa doanh nghiệp (Corporate Culture) cũng là hạ tầng quản trị doanh nghiệp:
VHDN cũng được hiểu là hạ tầng quản trị, là tập hợp các giá trị, niềm tin, và hành vi định hình cách nhân viên làm việc và tương tác. Văn hóa mạnh mẽ thúc đẩy sự gắn kết và hiệu suất.
Ví dụ: Văn hóa khuyến khích sáng tạo tại FPT giúp nhân viên đề xuất ý tưởng mới.
f. Hạ tầng quản trị thuộc nhóm hệ thống quản lý nhân sự (Human Resource Systems):
Nhóm này bao gồm hệ thống quy định về tiền lương, thang bậc lương, chính sách tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, quy chế lương thưởng, hệ thống tổng đãi ngộ (Total Reward), hệ thống định mức lao động, và định biên nhân sự, hệ thống KPIs/OKR…Đây là hạ tầng cốt lõi cho hoạt động quản trị nhân sự hiệu quả.
Ví dụ: Hệ thống KPI để đánh giá hiệu suất/hiệu quả hoạt động của bộ phận, nhân viên tại các VTCV.
g. Hạ tầng quản trị là những khung pháp lý và tuân thủ (Legal and Compliance Framework):
Ngoài ra, các bộ quy phạm pháp luật áp dụng trong doanh nghiệp giúp mọi người tuân thủ khi làm việc và các tiêu chuẩn ngành, đặc biệt trong các lĩnh vực như tài chính, y tế, hoặc sản xuất cũng là hạ tần của quản trị.
Ví dụ: Quy chế làm việc hoặc tiêu chuẩn ISO 9001 về chất lượng.
h. Hạ tầng quản trị là hệ thống đo lường và hệ thống các báo cáo chuẩn mà doanh nghiệp soạn thảo, áp dụng thống nhất.
Hệ thống các báo cáo quản trị, các báo cáo về nhân sự, năng suất, báo cáo tài chính-kế toán, hệ thống thống kê … nhất quán được sử dụng trong doanh nghiệp cũng là hạ tầng của quản trị.
Ví dụ: Báo cáo doanh thu hàng tháng hoặc chỉ số NPS để đánh giá sự hài lòng của khách hàng.
3. Tầm quan trọng của hạ tầng quản trị doanh nghiệp
Hạ tầng quản trị doanh nghiệp là nền tảng để quản trị hiệu quả, đặc biệt trong quản trị nhân sự và các hoạt động sản xuất, kinh doanh tổng thể. Tầm quan trọng của nó được thể hiện qua các khía cạnh sau:
a. Là cơ sở cho các tính toán/hạch toán, kiểm tra giám sát và tuân thủ
Các quy chế, quy trình, chính sách chế độ, các quy định …như là hành lang pháp lý cho hoạt động quản trị và ứng xử khi phát sinh kinh tế xảy ra. Các hệ thống định mức vật tư kỹ thuật, hệ thống định mức lao động, định biên nhân sự của tổ chức, hệ thống đơn giá, hệ thống các chuẩn mực, hệ thống đo lường, hệ thống các quy chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm/dịch vụ… là những căn cứ, là cơ sở nền tảng để tiến hành các tính toán kế hoạch, chiến lược, kiểm soát, hoạch định…trong hoạt động kinh tế, kỹ thuật nội bộ doanh nghiệp
Ví dụ: hệ thống định mức vật tư kỹ thuật, định mức lao động là cơ sở để tính toán cho hai khoản mục quan trọng là chi phí nguyên nhiên vật liệu trực tiếp (621) và chi phí lao động (622). Nó là cơ sở để lập giá thành kế hoạch và đồng thời là cơ sở để phân tích, đánh giá việc thực hiện giá thành thực tế, kiểm tra việc tổ chức thực hiện trong sản xuất-kinh doanh. Nếu doanh nghiệp không có hai bộ định mức này thì thật ra các hoạt động lập kế hoạch/dự toán, tổ chức hạch toán và phân tích kinh tế thật ra là không có cơ sở.
b. Đảm bảo sự nhất quán và minh bạch:
Các quy trình, chính sách, và hệ thống kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tránh xung đột nội bộ và đảm bảo sự minh bạch trong ra quyết định.
Ví dụ: Một quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng giúp ngăn chặn lạm dụng ngân sách, trong khi quy định chức năng nhiệm vụ tránh chồng chéo công việc.
c. Tăng cường hiệu quả quản trị nhân sự:
Hệ thống quản lý nhân sự, bao gồm quy chế lương thưởng, Total Reward, và định mức lao động, giúp thu hút, giữ chân nhân tài, và đảm bảo đội ngũ làm việc hiệu quả.
Ví dụ: Theo VietnamWorks (2024), 62% nhân viên rời việc vì cảm thấy không phù hợp với văn hóa hoặc chính sách nhân sự không công bằng.
d. Hỗ trợ phát triển bền vững:
Một hạ tầng quản trị mạnh mẽ, với công nghệ thông tin và khung pháp lý phù hợp, giúp doanh nghiệp thích nghi với thay đổi thị trường, tuân thủ quy định, và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Ví dụ: Các công ty như Vinamilk sử dụng hạ tầng quản trị để tối ưu hóa sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
e. Giảm thiểu rủi ro:
Hệ thống kiểm soát nội bộ và khung pháp lý giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro như gian lận, sai sót, hoặc vi phạm pháp luật.
Ví dụ: Một hệ thống định mức vật tư kỹ thuật giúp kiểm soát chi phí sản xuất, tránh lãng phí.
4. Hậu quả nếu hạ tầng quản trị doanh nghiệp khiếm khuyết.
Nếu doanh nghiệp không xây dựng được một hạ tầng quản trị đầy đủ và đúng đắn, hậu quả có thể nghiêm trọng:
a. Sự hỗn loạn trong vận hành:
Trong trường hợp doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức không rõ ràng sẽ dẫn đến chồng chéo trách nhiệm, gây xung đột nội bộ và giảm hiệu suất.
Ví dụ: Nếu không có quy định chức năng nhiệm vụ, các phòng ban có thể tranh cãi về trách nhiệm trong một dự án.
b. Mất niềm tin từ nhân viên:
Thiếu các chính sách nhân sự minh bạch, như quy chế lương thưởng hoặc Total Reward, khiến nhân viên cảm thấy không được coi trọng, dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc cao.
Ví dụ: Một công ty không có hệ thống đánh giá KPI công bằng có thể khiến nhân viên mất động lực.
c. Tăng rủi ro pháp lý và tài chính:
Doanh nghiệp không có khung pháp lý và kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp dễ vi phạm quy định pháp luật hoặc gặp vấn đề tài chính như lãng phí, gian lận.
Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất không có quy chuẩn chất lượng có thể đối mặt với các vụ kiện từ khách hàng về sản phẩm lỗi.
d. Khó khăn trong mở rộng quy mô:
Hạ tầng quản trị mà thiếu hệ thống công nghệ thông tin hoặc quy trình quản trị khiến doanh nghiệp khó quản lý khi mở rộng quy mô hoặc thâm nhập thị trường mới. Ví dụ: Một công ty thương mại không có phần mềm quản lý kho sẽ gặp khó khăn khi mở thêm chi nhánh.
e. Mất lợi thế cạnh tranh:
Doanh nghiệp không xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ hoặc hệ thống đo lường hiệu suất, doanh nghiệp khó tạo ra sự khác biệt hoặc cải thiện hiệu quả hoạt động.
Ví dụ: Một công ty dịch vụ không có quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn hóa sẽ khó cạnh tranh với các đối thủ có hệ thống CRM hiệu quả.
5. Hiện trạng của doanh nghiệp Việt Nam.
Trong bối cảnh Việt Nam, việc xây dựng hạ tầng quản trị doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố đặc thù:
- Văn hóa địa phương: Tính tôn trọng cấp bậc và tinh thần tập thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và quy chế điều hành. Doanh nghiệp cần thiết kế các quy trình phù hợp để khuyến khích sự tham gia của nhân viên.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME): Nhiều SME tại Việt Nam thiếu nguồn lực để đầu tư vào công nghệ như ERP, nhưng vẫn cần các quy trình cơ bản như nội quy làm việc hoặc quy chế chi tiêu nội bộ để đảm bảo hiệu quả.
- Chuyển đổi số: Xu hướng chuyển đổi số đang thúc đẩy các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng công nghệ, như sử dụng phần mềm, do vậy hạ tầng quản trị cần phải được xây dựng đầy đủ và phát huy tác dụng. Hạ tầng quản trị khi xây dựng phải nghĩ dđến việc số hóa được theo kiểu đối tượng và các phát sinh theo đối tượng và mã hóa chúng.
6. Hiểu biết và xây dựng ngay hạ tầng quản trị doanh nghiệp
Một hạ tầng quản trị doanh nghiệp đầy đủ và đúng đắn không chỉ là điều kiện tiên quyết để quản trị hiệu quả mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt. Doanh nghiệp Việt Nam, từ các tập đoàn lớn như FPT, Vinamilk đến các SME, cần nhận thức rõ tầm quan trọng của hạ tầng quản trị và hành động ngay:
a. Hiểu biết thực chất:
- Tìm hiểu và xác định các thành phần cần thiết của hạ tầng quản trị, từ cơ cấu tổ chức đến hệ thống công nghệ thông tin, và điều chỉnh phù hợp với loại hình doanh nghiệp (sản xuất, dịch vụ, thương mại).
- Tham khảo các tiêu chuẩn quốc tế như ISO hoặc các báo cáo ngành để xây dựng quy trình và chính sách hiệu quả.
b. Hành động ngay:
- Bắt đầu bằng việc xây dựng hệ thống mô tả công việc, lập sơ đồ tổ chức, quy định chức năng nhiệm vụ quyền hạn, quy chế điều hành. các quy trình cơ bản, nội quy làm việc, quy chế lương thưởng, hệ thống phân phối lương thưởng tiến bộ, hệ thống KPIs, hệ thống khung năng lực, đánh giá năng lực, các quy chế đánh giá, hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật (lao động, tiêu hao vật tư, định mức chi tiêu…), các chuẩn mực chất lượng SP/dịch vụ…Xây dựng hệ thống thông kê, phân tích kinh tế và hàng loạt các vấn đề liên quan trong 8 nhóm thuộc hạ tầng quản trị. Việc nào, hệ thống nào cần trước, quan trọng thì xây và hoàn thiện trước.
- Đầu tư vào công nghệ, hệ thống thông tin như các phần mềm quản lý, để tăng cường hiệu quả vận hành.
- Phát triển văn hóa doanh nghiệp minh bạch và khuyến khích sự tham gia của nhân viên để củng cố hạ tầng quản trị.
c. Không để hạ tầng khiếm khuyết:
- Một hạ tầng quản trị thiếu sót sẽ dẫn đến sự hỗn loạn, hoặc tạo ra các khiếm khuyết, mất niềm tin từ nhân viên, và rủi ro tài chính, pháp lý. Doanh nghiệp không thể quản trị hiệu quả nếu thiếu bộ khung này, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh và chuyển đổi số tại Việt Nam.
III. Kết luận
Hạ tầng quản trị doanh nghiệp là bộ khung cốt lõi, bao gồm cơ cấu tổ chức, quy trình, công nghệ, kiểm soát nội bộ, văn hóa, nhân sự, pháp lý, và đo lường hiệu suất, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững. Thiếu hạ tầng này, doanh nghiệp sẽ đối mặt với sự hỗn loạn, mất niềm tin, và khó khăn trong cạnh tranh. Trong bối cảnh Việt Nam, việc xây dựng một hạ tầng quản trị đầy đủ, phù hợp với văn hóa địa phương và xu hướng chuyển đổi số, là điều kiện tiên quyết để quản trị thành công.
Hãy hành động ngay hôm nay: hiểu rõ các thành phần của hạ tầng quản trị, đầu tư xây dựng nó một cách đúng đắn, và biến nó thành lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn!
Chuyên gia KT
Chú dẫn: Bài viết hoặc chủ đề tương tự đã được chia sẽ rộng rãi tại các cộng đồng facebook.
- Cộng đồng HR: TRƯỞNG/PHÓ PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
- Cộng đồng HR: Giám đốc Nhân sự, Trưởng phòng Nhân sự, Phó phòng Nhân sự – HRM/HRD
- Cộng đồng HR: Trưởng Phòng Nhân Sự – Giám Đốc Nhân Sự (HRM-HRD Việt Nam)