KINH NGHIỆM XÂY DỰNG TỪ ĐIỂN NĂNG LỰC

Từ điển năng lực rất quan trọng, nó là nền tảng trong quản trị nhân sự, thế nhưng vì sao nhiều doanh nghiệp tốn hàng tháng trời xây dựng, thuê cả đơn vị tư vấn quốc tế, để rồi khi đưa vào vận hành lại rơi vào cảnh "treo đầu dê, bán thịt chó", nhân viên không áp dụng được và quản lý thì lắc đầu ngao ngán?
Bài viết này sẽ mổ xẻ những sai lầm phổ biến nhất và chia sẻ phương pháp luận khoa học để doanh nghiệp tự xây dựng một bộ từ điển năng lực sống động, thực chất.

1. Sai lầm kinh điển:

"Cắt dán" từ điển năng lực từ nhiều nơi và thấy gì cũng hay
Một lỗi phổ biến nhất của các nhà làm nhân sự khi bắt tay vào việc là đi "tham khảo" từ điển năng lực của doanh nghiệp này, nhặt nhạnh của tập đoàn kia, thậm chí copy các bộ tiêu chuẩn quốc tế có sẵn trên mạng.

Kết quả là họ gom về một bộ sưu tập những năng lực nghe rất kêu, rất hiện đại nhưng lại chẳng khác nào một mớ hỗn độn. Thấy năng lực nào cũng hay, cũng muốn nhét vào hệ thống của công ty mình. Sự ôm đồm này biến “Từ điển năng lực” thành một cuốn từ điển bách khoa toàn thư vô hồn, không có trọng tâm và hoàn toàn xa lạ với chính những người thực thi công việc hàng ngày.

2. Từ điển năng lực thoát ly đặc điểm doanh nghiệp:

Khoác áo của người khổng lồ lên cơ thể tí hon
Khi từ điển năng lực được copy hoặc xây dựng chung chung, nó sẽ lập tức thoát ly khỏi đặc điểm thực tế của doanh nghiệp.
Một bộ khung năng lực lý thuyết suông sẽ biến thành một "bộ áo giáp quá khổ", khiến nhân viên mặc vào thì vướng víu, còn doanh nghiệp thì không thể di chuyển nhanh trên thương trường. Khung năng lực khi ấy trở nên xa rời công việc thực tế, đánh mất hoàn toàn giá trị định hướng và đo lường.

3. Bản chất thực của việc phân nhóm năng lực và các năng lực thành phần

Để xây dựng đúng, trước hết phải hiểu đúng bản chất. Phân nhóm năng lực (thường chia thành năng lực chung/lõi, năng lực quản lý/lãnh đạo và năng lực chuyên môn/chức danh, nhóm năng lực số …) đây không phải là việc gom nhóm cơ học.
Mỗi năng lực thành phần bên trong của nhóm phải phản ánh chính xác đặc điểm thuộc nhóm,
Các năng lực thành phần sẽ được phân chia thành các cấp độ năng lực/ Level và ở từng Level sẽ được mô tả một cách chi tiết, cụ thể năng lực hành vi, các mức độ hiểu biết, sự thành thạo về kỹ năng và thái độ theo từng Level.
Nếu phân nhóm sai, đặc biệt việc mô tả năng lực hành vi, kỹ năng và thái độ theo từng Level không cụ thể, chi tiết thành hành vi và mức độ thành thạo thì bộ từ điển xây dựng trở thành không có giá trị ứng dụng. Các bước đánh giá năng lực nhân sự về sau sẽ lập tức chệch hướng.

4. Tư duy khởi đầu để định hình và xây dựng từ điển năng lực

Trước khi đặt bút viết bất kỳ năng lực nào vào từ điển, nhà quản trị buộc phải trả lời câu hỏi cốt lõi thông qua các lăng kính sau:

• Thuộc tính và đặc điểm doanh nghiệp: Doanh nghiệp đang ở giai đoạn nào? Văn hóa ra sao?
• Lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề sản xuất, xây dựng hay thương mại, dịch vụ?
• Quy mô và mức độ phức tạp: Tổ chức lớn, cồng kềnh hay một startup tinh gọn, tốc độ cao?
• Mức độ thâm dụng kỹ thuật, công nghệ: Doanh nghiệp vận hành dựa trên công nghệ cao hay thủ công?
• Đặc điểm chung của lực lượng lao động: Lao động của doanh nghiệp nghiên về khối sáng tạo, hay hành động thông thường.

5. Tận dụng AI để rút ngắn thời gian và công sức xây dựng từ điển năng lực

Trong kỷ nguyên số, việc ngồi gõ thủ công từng dòng mô tả hành vi cho hàng chục năng lực thành phần với cấu trúc theo Level, theo ASK, biểu diễn dưới dạng rất chi tiết, rất cụ thể các năng lực hành vi… là sự lãng phí thời gian lớn. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng AI như một trợ lý đắc lực với quy trình tối ưu:

• Nhờ AI thiết lập các nhóm năng lực: Yêu cầu AI đề xuất các nhóm năng lực, năng lực thành phần bám sát theo đặc thù ngành nghề và xác định số Level sơ bộ cho từng năng lực.
• Hiện thực hóa theo cấp độ và theo mô hình ASK: Nhờ AI viết chi tiết các mô tả mức độ thành thạo (Knowledge - Kiến thức, Skill - Kỹ năng, Attitude - Thái độ) cho từng cấp độ.
• Soát xét và hiệu chỉnh: AI chỉ là công cụ gợi ý logic, con người (HR Expert/Quản lý) sẽ đóng vai trò thẩm định, tinh chỉnh lại để phù hợp 100% với DNA của doanh nghiệp.

6. Nguyên tắc phân mức độ thành thạo (Level) của từng năng lực thành phần

Đây là điểm mấu chốt thể hiện tư duy phương pháp luận khoa học, tránh sự áp đặt cơ học:

• Không phải mọi năng lực đều có 5 cấp độ:
  Quan niệm tất cả các năng lực thành phần trong từ điển đều phải chia đều thành 5 Level là một tư duy khiên cưỡng và thiếu cơ sở thực tế.
• Số lượng Level phụ thuộc vào độ phức tạp và thời gian tích lũy:
  Việc xác định số lượng mức độ thành thạo của một năng lực thành phần phụ thuộc vào bản chất của năng lực đó và thời gian, trải nghiệm cần thiết để con người đạt được mức độ đó.
  Mỗi năng lực thành phần sẽ có số cấp độ khác nhau, tối thiểu từ 2 Level trở lên và hoàn toàn không giới hạn. Con số quy định 5 Level là cứng nhắc và không thể hiện đúng bản chất của các năng lực thành phần.

Lời kết

Xây dựng từ điển năng lực không phải là một phong trào làm cho đẹp, cho đủ hồ sơ nhân sự, mà là bài toán kiến tạo nền tảng cốt lõi cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hãy gạt bỏ tư duy copy-paste, tôn trọng tính quy luật của toán học và thực tiễn, đồng thời ứng dụng công nghệ AI để xây dựng một hệ thống năng lực thực chất, sống động và mang lại giá trị thực thi cao nhất.

...
💡 #Tudiennangluc, # Khungnangluc, #Quantrinhansu, #Luong3P, #CompetencyDictionary, #HRM

Chuyên gia kinh tế
Phạm Quang Phước

Chú dẫn: Bài viết đã được chia sẽ rộng rãi tại các cộng đồng facebook.

1. Cộng đồng: HrShare - Cộng đồng Quản trị Nhân sự Việt Nam
2. HR Nhân Sự Hồ Chí Minh
3. Tuyển dụng GIÁM ĐỐC - TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH
4. TINH HOA QUẢN TRỊ