Hệ thống KPIs-Bí quyết xây dựng hiệu quả.

1. Hiểu đúng về KPIs & mô hình hệ thống KPIs.

Hiểu đúng về KPI (Key Performance Indicator)

Hệ thống KPIs là hệ thống các chỉ số (Indicators) dùng đánh giá hiệu suất/hiệu quả chính/then chốt, giúp đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu của tổ chức/đơn vị hay một vị trí công việc cụ thể.

Một hệ thống KPI được xây dựng tốt không chỉ giúp doanh nghiệp quản trị được hiệu suất/hiệu quả hoạt động mà còn thúc đẩy các đơn vị/tổ chức và nhân viên cải thiện kết quả, hiệu quả/hiệu suất.

Dấu hiệu nhận diện:

Một hệ thống là tốt, khả dụng và hiệu quả tồn tại một số dấu hiệu để nhận diện sau:

1. Cấu trúc hệ thống được xây dựng và thể hiện rõ tầng nấc, có quan hệ giữa các tầng nhưng không quá cồng kềnh, phức tạp.
2. Đảm bảo rằng tất cả Indicator được giải thích về phạm vi điều chỉnh, công thức và cách tính rõ ràng, logic.
3. Đảm bảo rằng các thành tố của công thức là khả dụng, nghĩa là việc tìm và lấy được dữ liệu áp vào công thức là không khó.
4. Đảm bảo rằng các Indicators có thuộc tính là Key theo các mức độ quan tâm, hệ thống KPIs đúng trọng tâm, không quá nặng nề, phức tạp.
5. Chi phí vận hành hệ thống là tối thiểu nhưng hiệu quả, hệ thống các Indicators tính toán ra được kết quả chính xác.

Nghĩa là để tạo ra một hệ thống khả dụng và hiệu quả, đảm bảo các chỉ số được thiết kế rõ ràng, cụ thể và phù hợp với từng vai trò. Tính khả dụng cùa hệ thống phản ánh sự vận hành nhẹ nhàng, dữ liệu đầu vào ở mức độ sẳn sàng, kết quả các chỉ số đầu ra chính xác, khả năng tự động hóa nếu có càng tốt.

Mô hình hệ thống KPI

Thực ra để xây dựng một hệ thống KPIs được cho là đầy đủ phải gồm 3 tầng, và sẽ là một câu chuyện khác vì tầng 1&2 liên quan đến ma trận mục tiêu chiến lược trong BSC và bảng mô tả chức năng nhiệm vụ các phòng ban/đơn vị. Do vậy, trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi chỉ có thể giúp các bạn hiểu cách thức xây dựng tầng đáy, một tầng rất quan trọng của hệ thống KPIs đầy đủ.

2. Xây dựng hệ thống KPIs cho vị trí công việc (tầng đáy)

Nếu tham khảo AI hoặc tìm kiếm tài liệu thì về lý thuyết quy trình, họ sẽ dạy bước 1 đi ngay vào việc xác định mục tiêu của từng vị trí công việc; bước 2 lựa chọn các Indicators phù hợp… Tuy nhiên, việc xác định mục tiêu của từng vị trí công việc có dễ không, nó mang ý chí chủ quan của người thiết kế hệ thống? vậy cơ sở là ở đâu?

Ở một số VTCV việc xác định Indicators và giá trị mục tiêu không khó chẳng hạn như doanh thu, chiếm lĩnh thị trường, sản lượng, lợi nhuận…Ngoài ra lựa chọn Indicators phù hợp, nhưng như thế nào là phù hợp? thì lại là một câu chuyện khác!

Như vậy, bí quyết nằm ở đâu?

Trong khóa học xây dựng hệ thống KPIs chúng tôi có đề cập rất kỹ về vấn đề này, nó là một trong những bí quyết để chúng ta đi đúng hướng về mặt phương pháp luận. Cơ sở nền tảng để xây dựng tầng 1&2 là phải dựa vào chức năng nhiệm vụ/ BSC-KPIs, Cơ sở để xây dựng tầng đáy của hệ thống KPIs sẽ phải là JD-KPI.

Như vậy bước đầu tiên các bạn phải làm là xem xét, thẩm định lại toàn bộ hệ thống bảng mô tả công việc của doanh nghiệp liệu đã chuẩn chưa? Nhưng thế nào là chuẩn, các bảng mô tả công việc hiện có tại doanh nghiệp có dùng làm cơ sở để lấy ra được các Indicators và khả dụng không?

Một khi bạn đã có cơ sở vững chắc cho việc xây dựng hệ thống các Indicators cho từng VTCV và cho tất cả các VTCV trong doanh nghiệp thì về mặt phương pháp luận đã ổn. Vấn đề còn lại là về kỹ thuật, Trong các khóa học về vấn đề này chúng tôi có đề cập rất kỹ đến kỹ thuật, cách dùng phương pháp loại trừ , một kỹ thuật rất hiệu quả và giúp các tính toán cho Indicator khả dụng.

Như vậy:

Bước 1: Phải là soát xét, thẩm định/xây dựng hệ thống mô tả công việc sao cho chuẩn.

• Đảm bảo trích xuất ra được các Indicators khả dụng cho từng VTCV.
• Mô tả được phạm vi điều chỉnh của các Indicators.

Bước 2: Xác định các mục tiêu, phép đo đếm, công thức tính.

• Xác định rõ mục tiêu của vị trí (ví dụ: tăng doanh số, cải thiện dịch vụ khách hàng).
• Đảm bảo mục tiêu phù hợp với chiến lược chung của tổ chức.
• Xác định cách đo đếm, lấy dữ liệu ở đâu, dữ liệu được tạo dựng hay có sẳn…
• Sử dụng nguyên tắc SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Thực tế, Có thời hạn).

Bước 3: Soát xét, lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp.

• Các chỉ số (Indicators) cho từng vị trí công việc khả dụng, xây dựng bộ trọng số.
• Đảm bảo KPI phản ánh đúng nhiệm vụ và trách nhiệm (trách nhiệm chính hay liên đới).
• Công thức tính chuyển đổi.

Bước 4: Thiết kế thành một hệ thống KPI.

• Giới hạn số lượng KPI (3-5 chỉ số) để tránh gây quá tải.
• Biểu diễn dưới dạng bảng, có giải thích, trọng số, công thức …đảm bảo hệ thống KPI dễ hiểu.
• Thể chế hóa thành quy chế, hướng dẫn cách thức đánh giá, biểu mẫu dùng đánh giá, tiên lượng và cam kết hệ thống không thiên lệch.

Bước 5: Triển khai và theo dõi

• Xây dựng/mua phần mềm hoặc tổ chức Excel để theo dõi, xử lý dữ liệu.
• Tổ chức họp đánh giá định kỳ để điều chỉnh KPI nếu cần.
• Đào tạo/ thông đạt nhân viên hiểu rõ KPI và cách đạt được chúng.

Bước 6: Đánh giá và cải tiến

• So sánh kết quả thực tế đạt KPIs với mục tiêu đề ra, có thể sử dụng chỉ số tổng hợp.
• Thu thập phản hồi từ nhân viên để cải thiện hệ thống KPI hiệu quả hơn.
• Điều chỉnh KPI theo sự thay đổi của thị trường hoặc mục tiêu tổ chức.

3. Bí quyết để hệ thống khả dụng và hiệu quả

Trong thực tiễn nhiều doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống KPIs nhưng không thành công, các trường hợp có thể là:

• Hệ thống không vận hành được vì không khả dụng.
• Vận hành được nhưng không có hiệu quả vì quá nặng nề gây áp lực, tốn kém chi phí và công sức.
• Trường hợp phổ biến là hiệu quả mang lại không tương xứng, không ra được kết quả và so sánh, đánh giá hiệu suất vì không ra được các chỉ tiêu KPIs tổng hợp trên cùng hệ quy chiếu. Thông thường, các doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì khả năng thất bại càng cao vì độ phức tạp và không có công cụ phần mềm hỗ trợ phù hợp hoặc không biết cách tổ chức dữ liệu để tính toán.

Như vậy bí quyết là gì?

1. Thứ nhất không đảm bảo phương pháp luận để giải quyết vấn đề, muốn vậy người dùng phải học và hiểu đúng bản chất, phải biết đâu là cơ sở làm nền tảng để xây.
2. Thứ hai là không nắm được kỹ thuật. Thật ra việc xây dựng KPIs không quá khó, nếu chúng ta có được những Know How. Một số thì phức tạp hóa vấn đề, nên không nhìn thấy hướng ra, hơn nữa nói về các Indicators là nói đến các phép tính, công thức, logic, dữ liệu… mà chúng ta không tiên liệu đồ hình hệ quả thì sẽ không ổn được.

Ngoài ra về mặt yêu cầu, các nguyên tắc sau phải đảm bảo:

• Có sự liên kết với chiến lược dài hạn.
• KPI là cho từng vị trí, do vậy tránh chung chung.
• Hệ thống KPIs phải tạo động lực cho nhân viên, có khen thưởng để tăng sự cam kết.
• Nên sử dụng công nghệ, áp dụng công cụ tự động hóa để đo lường và báo cáo KPI chính xác.
• Tránh thiết lập KPI quá phức tạp hoặc không thực tế
• Đảm bảo sự công bằng giữa các vị trí để tránh gây bất mãn. Đây là vấn đề rất nhiều hệ thống KPIs mắc phải và nó cũng có bí quyết để giải quyết vấn đề này

Hy vọng bài viết sẽ gợi mở được một số vấn đề giúp các bạn tích lũy thêm kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cá nhân trong vấn đề xây dựng và triển khai hệ thống KPIs vào doanh nghiệp.

Chúc các bạn vững vàng trong nghề HR

Phạm Quang Phước

Chú dẫn: Bài viết đã được chia sẽ rộng rãi tại các cộng đồng facebook.

1. Cộng đồng: 101 Quản trị nhân sự
2. Cộng đồng KHU PHỐ HRM